最近では、社員の定着と人材育成の観点から、評価制度を導入して、社員との個別面談を行っている会社の割合が急激に増えてきました。

評価制度を導入している会社では、評価後に評価結果を本人に伝え、フィードバックするための面談を行うのが一般的ですが、やり方を間違えると逆効果となってしまいます。 

 

  • これから面談を行おうとしている方
  • 面談を行っているけど上手くいっていないと感じている方
  • もっと面談の精度を高めたいと思っている方

このような方向けに、「部下との面談に失敗するたった4つの原因」と「面談時のポイント」についてお話ししていきたいと思います(^^)

 

部下との面談に失敗する4つの原因とそのポイント

部下との面談があまり上手くいっていないという方の話を聞くと、大きく分けて4つの原因があることがわかりました。

一つずつ見ていきましょう。

 

1.面談の目的を共有していない

面談の目的やその進め方などを、部下に十分説明しないまま、面談を行っていませんか?

 

まずは、面談の目的とその進め方(注意点など)を全社員に周知する必要があります。

 

評価制度では、

  • 「なぜ評価制度と面談に取り組む必要があるのか?(目的は?)」
  • 「面談の回数と所要時間、手順(流れ)はどんなものか?」
  • 「どんなこと(態度や業績)を評価していくのか?」
  • 「どのような基準(レベル)で評価されるのか?」
  • 「その評価結果が何に(給与や賞与など)反映されるのか?」

ということを社員と共有することが大切です。

 

また、上記のような形式的な説明も必要ですが、最も伝えておくべきことは、

「上司として日頃どのようなことを意識しているのか?」

「どんな会社(職場)にしていきたいと思っているのか?」

といった、日頃あまり話さないようなことも積極的に伝えていくことで、部下との意思疎通もよりスムーズになります。

 

相手に上手く伝える方法として「ジョハリの窓」というものがあります。

「ジョハリの窓」は、心理学者ジョセフ・ルフトとハリー・インガムによって提唱された理論です。

下図のように、ジョハリの窓では「解放の窓」の領域が広がれば広がるほど、コミュニケーションは円滑にいくとされています。

このように、一方的ではなく、お互いの自己開示によって分かり合うことが大切です。

 

2.上司が話す割合の方が多い

上司が一方的に評価の内容を説明するだけで、部下には話す機会をほとんど与えていないということはありませんか?

 

その場合、「自分の考えや評価への違和感について上司と話し合えた」という実感が持てず、部下の納得感を得ることができません。

これでは、面談により相互理解を深めるどころか、不信感を生んでしまう結果になってしまうでしょう。

 

「口は1つ、耳は2つ」という話があります。

これは、神様が人間に「話す2倍、聴きなさい」ということをわからせるために創られた教えだと言われています。

 

人は本能的に話をすることが大好きです。

誰でも「自分の話を相手に聴いてほしい!」と切実に願っています。

だからこそ、部下との面談では、「話す2:聴く8」くらいの割合で、意識して部下にどんどん話をしてもらうことが大切です。

 

上司が積極的に話を聴いていくことで、部下の新しい情報を引き出すことができますし、部下が「上司は自分のことを理解してくれている」と感じることができます。

 

3.相手を評価しようとしてはいけない

面談が、上司が部下を評価するだけの場になっていませんが?

実は、人事評価制度は、「部下を評価してはいけない」のです。

 

なぜなら、面談の一番の目的は、「部下の育成」だからです。

 

面談をすることによって、上司は、部下が自分自身を振り返り、自らの成長のために行う内省を「支援する」必要があります。

 

実際に、人は日々の仕事の中での出来事や経験を通じて学ぶことができます。

しかし、ただ経験を繰り返すだけでは学ぶことはできません。

 

「同じ失敗を何度も何度もしてしまう・・・。」といった経験はありませんか?

それは、「内省を行っていないから」なんです。

 

誰かから言われるのではなく、自分自身で問題に気づき、「どうしたらいいか?」「どうやればもっと上手くいくか?」ということを、対話を通して部下自身に気づかせることで、納得感が高まるだけでなく、本人の成長につながります。

 

4.面談の頻度が少なすぎる

ほとんどの会社では、面談の頻度は評価の時期に合わせて半期から1年ごとに行うことが多いのではないでしょうか?

 

半年前や1年前のことについて面談で話をされても、期間が空き過ぎていて、すでに実感からはかけ離れているため、あまり意味がありません。

特に、フィードバックを行う場合は、物事が起こった直後に行うことが、もっとも効果があると言われています。

 

部下との信頼関係を深めていくためにも、リアルタイムでフィードバックを行えるよう、今までより1回の面談の中身を軽くして、かわりに頻度を上げていく方が、かえって成果は上がりやすいでしょう。

それこそ多ければ多い方がいいですが、週に1回、最低でも月に1回がおススメです。

 

頻度を増やすことで面談が負担になると感じる場合は、あらたまった面談として重く考えるのではなく、「気軽に出来るような【ミニ面談】に切り替えることができないか?」ということを考えてみるのがいいかもしれません。

 

一昔前までは、上司と部下のコミュニケーションを象徴するもとして「飲み二ケーション」がありましたね。

しかし最近は、そもそも飲まない人も多く、ワークライフバランス、特に仕事とプライベートの区切りをはっきりさせたいという志向が増えています。

 

「仕事の話をするなら、就業時間内にしてほしい」というのがほとんどの人の本音でしょう。

そんな時代だからこそ、面談の機会を上手く活用して、上司と部下のコミュニケーションを深めるための一対一の対話を積極的に行っていきましょう(^^)

 

 

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