今までの日本は、「すべての時間を仕事に捧げるのが当たり前」という考え方でしたが、今は「ワークライフバランスをうまく実現する方がよい」といった欧米的なスタイルへ変化していっています。

働き方改革でも、国は残業をしないで定時に帰ることを推奨していますね。

 

でも残業しなくてよくなるのは歓迎すべきことですが、「仕事量は変わらないのに、いきなり残業禁止となり、明日から生産性を高めろと言われても困る」と感じる方も多いのではないでしょうか?

 

社員によって能力の差はまちまちですし、ほとんどの人は「すでに全力で働いているのにこれ以上どうやって生産性を上げるんだ?」と思っているでしょう。

 

ということで、今日は、人間の能力に頼らないで生産性を上げていく方法について考えていきたいと思います(^^)

 

突然ですが、あなたは仕事の原動力を「気合」だけに頼っていませんか?もし、そうであったら注意が必要です。

 

もし、あなたや社員の全員に十分な気合があったら、自分のポテンシャルの120%くらいなら十分に生産性を上げることは出来ます。

 

だから、「なんとなく全力でやり切っている感」が出てくるわけですが、逆に言えば、それ以上の伸びは期待できません。

 

そこからさらに生産性を上げるためには、どうしても自分達の外にある力としての「仕組み」が必要になってきます。

 

世の中のすでに生産性を上げることに成功している人たちは、この「仕組み」を使って120%どころか、500%、1000%という次元で仕事をこなしていたり、短時間で仕事を終わらせて、そこで生まれる自由な時間を楽しんでいます。

 

「これは一部の特別な人が出来ることであって、普通の人が出来ることではないだろう」と思っていませんか?

 

生産性の向上は、今や労働人口が確実に減っている日本の最大課題となっています。

 

だからこそ、「少ない人数、かつ最小の労力で、最大の結果」を出すために、会社全体で生産性を上げる仕組みを作っていくことが大切です。

 

では、生産性の向上を仕組み化するためにはどうすればいいのでしょうか?

 

「人間の才能に頼らない」

まず、基本的な考え方の一つに「才能に頼らない」という方法があります。ここで言う、才能とはその人の「スキル」「経験」「判断基準」などを指します。

 

例えば、部署で代々使っている在庫管理用のExcelの入力作業を、これから新人スタッフに引き継ぐとしましょう。

よくあるケースでは、こうした引き継ぎ作業は先輩が一回だけ手取り足取り教えて、新人にメモを取らせ、最後は「あとはまかせた!」というセリフで終わるパターンです。

しかし、このような仕事の渡し方の方法では、仕事の精度を新人社員の「才能」に委ねることになってしまいます。

 

そうではなく、作業手順を逐一書いたチェックシートなどを作って、担当者はただそれに従って作業をすれば仕事が終わるような「仕組み」を初めに作っておくことが大切です。

一度、作れば、次の引継ぎの際にも使えるわけですから一石二鳥です。

 

このように「人の才能に頼った時点で成果にムラが出る」このようなことをまず念頭に置くことが大切です。

 

「人間の意志に頼らない」

もうひとつ大切なことに「意思に頼らない」という方法があります。全員が「長時間、頑張って仕事に取組む」となると、とても難しいイメージがありますが、実際には苦痛を感じますし、人によって大変な仕事はなかなか続かないですよね。

 

頑張った時は100点でも、頑張らなかった時は50点になってしまうような仕事の仕方では、長期的に結果を出していくことは難しいです。

 

それよりも、常に安定して80点の成果を出せる方が、最終的に成果を出すという意味でも、能力が高いとみなされるでしょう。

 

社員のモチベーションを上げる仕組みももちろん大切ですが、それ以前の問題として、モチベーションが低い状態であっても結果が出せる「仕組み」を考える方が先決です。

 

もし、自分の感覚に頼っている仕事があるのなら、タイマーやチェックリストを導入し標準化することで、「感覚的な要素を出来るだけ排除する」などの工夫をしてみましょう。

 

「人間の記憶力に頼らない」

最後は、「記憶力に頼らない」という方法があります。人間なので、記憶から抜け落ちたことによるミスは、誰もが経験したことがあるでしょう。

 

でも、たいていは致命傷にはならないので、大した反省をすることなく流してしまいがちです。

 

だからこそ、仕事の中に「忘れないように覚えておく」というプロセスが入らないように気を付けましょう。

 

私は、初めから記憶力がない(忘れっぽい)ということを自覚していたので、あらゆることをメモしまくる習慣があります。

また、頭の中に気がかりなことが残っていると、どうしても集中力が低下してしまいます。

 

しかも、いったん記憶力に頼らないでメモをとる「仕組み」を作ることで、覚える時間も思い出す時間も不要になり、集中力がアップするというたくさんのメリットもあります。

 

 

このように、私達が普段行っている業務の中にも簡単に「仕組み」を取り入れることで生産性を上げていく方法はたくさんあります。

ぜひ試してみてくださいね。

 

 

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