どの企業でも、生産性を上げていくための取り組みは、いまや絶対条件で、優先的に取り組むべき課題ではないでしょうか。

 

長時間労働が常体化していたり、「1日24時間戦える!」という考え方は、身体の機能も低下し、疲労が蓄積してしまいますので、生産性が低く、長期的に見るといい方法ではありません。

 

例えば、家族との時間も大切にしたい、仕事以外でも自由な時間も欲しい!というような人は、限られた時間で最大の成果が出せるように生産性を上げることを常に考えていかなければいけませんよね。

 

生産性を上げていくために、まずは、「時間」についての考え方を正しく持つことが重要です。

 

「×時は金なり」、時間は「命」と同じ

「時は金なり(Time is Money)」という言葉があるように、「時間をムダにした場合、その時浪費した費用だけでなく、他のことをすれば得られたであろう利益も失うことになる」という考え方です。

人は、生まれた瞬間から死へのカウントダウンが始まっていますので、時間(命)を削りながら日々生活しているといえます。

 

お金は大切だけど、時間は浪費してもいいと考えている人は、結局「お金で損をする」ということだけでなく、「人生(命)をも損をしている」という風に、危機感をもって生活することが大切です。

 

誰の時間も平等に与えられています。

「その1分1分を何にどれだけ使うか」で人生が決まると言っても過言ではありません。

 

私は、たった数年前まで、この時間の重みに気づかずに生きてきたことにすごく後悔しています。

なぜなら、時間は一人ひとりの命であり、お金のように取り戻すことはできないからです。

 

だからこそ、これからの時間を大切に使いたいと思うのです。

 

お金を計画的に使うのが難しいように、時間の使い方を自分の意思で何とかするのは簡単なことではありませんよね。

 

例えば、突然の電話でダラダラと話し続けたり、目的のない、非建設的な打ち合わせや会議に時間を使ってしまったり、人間関係が絡むとそれも難しいものです。

でも、あなたの貴重な時間を大切に使いたいのであれば、どこかで見切りをつけなければいけませんよね。

 

従業員の働き方?!

正社員であれば月給制の人が多く、ほとんどの人が「月給○○万円」という風に月を単位に報酬が決まります。

これについて、ほとんどの社員には時間についての自覚がありません。

ほとんどの人が「決まった時間、会社に出勤して指示通り仕事をしていれば一定の報酬がもらえる」という風に思っているからです。

 

確かに、基本的には「会社の方針、指示管理もとで業務をこなしているため」、一定の報酬を受けるのは当然のことです。

しかし、従業員の命である貴重な時間を会社に費やしてもらっている以上は、もっと大切に扱ってほしいものです。

 

1日の就業時間が8時間だとすれば、なにげなく設定されたミーティングや予定が数時間あるだけで、1日の半分が奪われてしまいます。

このどんぶり勘定的な時間のとらえ方を変えていく必要があります。

 

私は会社員時代、少なくとも10分単位を意識して仕事をしていました。

それは、「時間には限りがある、残業もしないで、1か月、週に4,5日、1日8時間の限られた時間で成果を出す」と決めていたからです。

そもそも、休日出勤、残業をするという概念がないのです。

 

それが、「時間は十分にいくらでもある」「仕事が終わらなければ、残業すればいい、休日返上すればいい」と思っていたら、本来やらなくてもいいことや、無駄な時間を使ってダラダラと仕事をしてしまうようになるのです。

 

この考え方が、ほとんどの従業員の生産性を落としている根本的な原因だと思います。

 

例えば、極端な話ですが、

月給20万円の仕事を月130時間で出来れば、時間単位は1538円です。

まったく同じ、月給20万円の仕事を、残業したり、休日出勤したりして、200時間かかったとしたら、時間単位は1000円であるにもかかわらず、固定給プラス、もれなく別途割増賃金を支払う義務が生じます。

これらは、無駄なコストでしかありません。

 

前者は、生産性が高いだけでなく、余った時間を他の有意義なことや投資に使うことができて、成長も見込めます。

後者は、生産性が低いだけでなく、他のことに使える時間もなく、ただ人生を浪費していることになります。

 

法所定の給料計算は、容赦なく1分単位で計算されます。

シンプルな対策は、「月単位」「1日単位」「1時間単位」という考え方を禁止し、分単位でスケジュールを考えてみることです。

そうすると、時間というものがいかに貴重であるかがわかってきます。

 

無意識的に日常を過ごしていると、「自分の貴重な時間」がいかに他のことに奪われているかということに気づきにくくなります。

ですので、「時間についての考え方を従業員にきちんと教育し、共有していくこと」が何より大切だと思います。

 

「自分の時間」が奪われていることを自覚する

どんなに時間を意識して行動していても、自分の意思とは裏腹に、自分の時間が他人によって奪われてしまうことってよくありますよね。

 

でも、そのたびにイライラしたり、精神的にやられてしまっては何もいいことがありません。

時間が奪われるよくあるパターンには次のものがあります。

 

待ち時間

人に待たされるとイライラしますよね。

でも、待たされるたびにイライラしていては、身体に毒、精神的にもよくありません。

私は、「人は人なので、待たされることは想定内、相手にもきっと事情があるのだろう」と割り切るようにしています。

 

だからといって、待ち時間をムダなことに使うともったいないので、「待ち時間」をチャンスに変えるようにしています。

読みたかった本を鞄に入れておいたり、メールチェックやスケジュールの確認などをしたり、普段から、待ち時間を有効的に使える方法をあらかじめ考えておきます。

 

探し物をする時間は意外に多い!

「あの書類どこにしまったかな・・・」

「打ち合わせでのメモ、どこにいったかな」

こんな風に、無意識的に、私たちは1日に何回も「探しもの」をしています。

 

冷静に考えると、「探しものをしている時間」というのは、時間の浪費でしかありませんよね。

日常的に「探しもの」を減らすためには、整理整頓も大事ですが、「何をどこにしまうか」という物の所在地をあらかじめ決めておくことが一番の解決方法です。

あらかじめ、必要な物の所在地が定まっていれば、探しものをする時間を大幅にカットすることができます。

 

「ちょっといいですか・・・?」

従業員から「ちょっといいですか・・・・?」「○○の件なんですが・・・」と話しかけられて、時間が奪われている感覚はありますか?

そのほとんどが、考えればわかることや、今すぐ話さなくてもいいことがほとんどです。

 

しかし、貴重な時間が奪われているからと言って、従業員に対して、不機嫌な態度をとったり、適当な返事をしてしまうと、信頼関係が崩れ、仕事にも悪影響がでてしまうでしょう。

一方で、従業員からの呼びかけに対して、いちいち丁寧に対応していてもキリがありません。

 

この場合の対処方法は、「相談や呼びかけは必ずあるもの」と割り切ったうえで、コミュニケーションを取る時間や打ち合わせの時間をあらかじめ確保しておくことが大切です。

定期的な集会を設ける、あるいは「○○の時間に、まとめて話ししようね。」と決めておくのです。

 

「話を聞いてもらえる時間がある」ということが、あらかじめわかっていれば、従業員も事前に話を整理して伝えるようになってくれるでしょう。

それ以外の時間は、誰にも邪魔されず集中して仕事が出来るような環境を自分で作ったり、物理的に対応することが有効です。

 

「前日の振り返り」と「明日の計画」が生産性を決める?!

生産性を上げるためには、思いもしない突発的な出来事や「イライラ」は最大の敵です。

ですので、前日に「今日の振り返りと明日の段取り」をしっかり行うことで、明日が今日よりも上手くいきます。

 

【振り返り】

「今日、何をやったのか?」

「やりのことした仕事、反省点はなにか?」

「明日への教訓は?」

 

【スケジュール管理】

「明日必ずやることを明確にする」

「明日、すぐに取り掛かれるように準備しておく」

「締切りや変更点はないかのチェック」

 

このように、振り返ることで新たな気づきを学ぶことができるし、段取りをすることで翌日の朝からロケットスタートができます。

 

多くの人は、「いかに目の前の仕事を早くこなすか、効率的にこなすか」ということばかりを考えてしまいがちです。

 

仕事を生産的に進めていくためには、「計画とスケジュール管理」がいかに大事かということがわかりますので、組織全体で取り組んでいきましょう。

 

 

 

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