「職場のコミュニケーションを活性化させたい」

「職場のコミュニケーションがマンネリ化している」

「効率が悪い、生産性が上がっていない自覚がある」

 

このような悩みはありませんか?

 

組織内のコミュニケーションを活性化させて生産性を上げるためには、ITツールを使ったり、コミュニケーション手段を積極的に使い分けていく必要があります。

 

職場で使えるコミュニケーション手段はいろいろありますが、「いつ、どんなときでもこの方法が一番いい」というものはありません。

 

一番いいコミュニケーションの方法は、「今、この瞬間に使うのは、あなたにとって、社員にとって、また取引先にとってどの手段が最適だろうか」を自問しながら手段を選ぶようにすることが大切です。

 

主に、職場で使い分けることができるコミュニケーション手段の特徴をそれぞれ見ていきますね。

 

メール

メールのいいところは、情報を確実に残すのに優れています。

また、相手が読みたい時にメールを開けばいいので、相手の仕事を妨げず、時間を奪うこともありません。

 

一方で、あなたのメールを優先的に読んでもらえないかもしれませんし、スルーされる可能性もあるため、特に迅速なやり取りには向きません。

送信者を間違って不要な人に送ってしまったり、社外秘を外部に誤って送ってしまうなどのミスもあるため注意と確認が必要です。

 

ただ、私自身は、コミュニケーション手段としてメールのやり取りが一番多いです。

パソコンとスマホ両方で使えて、文書も送れるので便利ですし、チャットや電話よりも、お互いの時間を奪うことなく、確実に情報を残して置けるという点では、かなり優れた方法だと思っています。

実際に、すぐ近くにいる従業員とのやり取りもメールで行うことが多いほどです。

 

チャット

相手を拘束せず、もっとも手軽で迅速なやり取りが可能などのメリットがあるため、メールと電話のいいとこ取りのような性質があるので、積極的に使うことをお勧めします。

 

チャットの使い方で注意したいのは、「社内で使う標準チャットツール」は決めておくということです。

個人ごとや部署ごとにツールが違うとコミュニケーションが複数ラインになったり、そもそもアカウントを持っていなくてメールでやり始めたりということになってしまいます。

 

「LINE」は誰もがアカウントをもっていて、非常に便利ですが、アカウントを上手く分けないと、プライベートのやり取りが仕事中に飛び込んでくることになり、逆に集中力を乱される原因になります。

 

プライベートと仕事用のアカウントはきっちり分けるようにしましょう。

 

社内チャットでおススメなのは、「Chatwork」です。

日常業務に向いていて、アカウントさえあれば、パソコンでもスマホでもやり取りをすることが出来ます。

 

電話

場所を選ばず、相手と直接会話をすることで、リアルタイムで濃密なコミュニケーションが可能です。

また、メールやチャットと違って、生の声が聴けるので相手の感情を読み取りやすくなります。

メールなどでは伝わりにくい情報もグッと伝えやすくなります。

 

しかし、呼び出すことで相手の時間を奪ってしまうことと、録音でもしない限り、記録として情報が残らないという欠点があります。

 

会話の内容にもよりますが、緊急度の低い内容や、どうでもいいようなことで電話ばかりを使っていると、相手の時間を奪うだけでなく、さらには会社に損失を生み出しているという意識を持つべきです。

集中して作業をしているときに電話呼び出しで作業が中断されると、再び集中状態へ戻るまでに20分以上かかると言われているからなんですね。

 

電話を使う時は、相手に確認を取ったうえで行い、そういったことも踏まえた上で活用しましょう。

 

直接会って話す

直接会って話すのですから、もっとも充実したコミュニケーションが可能です。

 

同じ場所、同じ時間にいる必要があるため、電話以上に相手の時間を奪ってしまいます。

しかし、それだけ意図を確実に伝え、互いの認識を確認し合うことが出来ます。

 

とても重要な仕事や、他の人に知られてはならないような話をする際は、相応の場で直接会って話す必要があるでしょう。

 

例えば、部下とのより良いコミュニケーションを望む場面なら、直接会って話しましょう。

必ず、互いの時間や自由を消費するだけの価値があるはずです。

 

web(オンライン)会議

新型コロナウィルスの流行により急速に世の中に浸透しましたが、最近では、場所を選ばない、web(オンライン)会議を活用するのも非常におススメです。

電話よりも濃密なコミュニケーションがとれて、直接会って話すよりもお手軽な方法です。

また、文書をお互い画面で確認しながらやり取りができるので、会議にも最適です。

 

全員が自宅や出先、違う場所にいながらも、同時にコミュニケーションが取れることが最大のメリットです。

場所の移動も必要ないので、移動にかかる費用と時間コストが大幅に削減できます。

 

その他のコミュニケーションツールも利用しながら、同時に活用していきましょう(^^)

 

まとめ

大切なのは「相手を思いやること」です。

自分がその手段を使った時に、相手にどういう影響を与えるのか、それを互いに考えながら「最適なコミュニケーション手段」を選んで活用するこことが職場の活性化、生産性の向上に繋がります。

 

 

 

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