人材確保に苦戦する中小企業こそ、積極的に「フレキシブルな勤務形態」を導入していくいことが有効です。

「フレキシブルな勤務形態」は、簡単に言えば「その人、その人に合った柔軟な働き方を推奨する」という考え方の一部ですが、主に企業で導入されている制度で取り組みやすいものは、次の2つです。

①勤務「時間」を柔軟化する方法

②勤務「場所」を柔軟化する方法

今回は、”②の勤務「場所」を柔軟化する方法”で、近年多く導入されている制度「テレワーク」について、その導入の方法と運用の仕方を徹底解説したいと思います!

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「テレワーク」ってどんな制度?

「テレワーク」とは、パソコンとインターネット、電話やファクスなどを利用して、会社やオフィス以外の場所で働く就労形態のことをいいます。

最近では、自宅でのテレワークとして「在宅勤務」、メインのオフィスではなく郊外の住宅地に近接した地域になる小規模なオフィスなどで働く「サテライトオフィス」などがあります。

テレワークは、働く「時間」や「場所」にとらわれない柔軟な働き方が出来るとして、政府もその導入を強く推進している非常に注目の制度です。

 

そんな「テレワーク」の中でも、主に企業と”雇用関係にある社員”への柔軟な働き方への対応、

  • 企業の社員に「テレワーク」制度を導入するためには、どうすればいいの?
  • 導入する時の注意点は?

このような問いにお答えしていこうと思います!

 

「テレワーク」のメリットとデメリット

まずは、「テレワーク」を導入する際のメリットとデメリットを確認しておきましょう。

企業側のメリットとしては、

  • 働く「場所」にとらわれず、柔軟な働き方が出来るため、優秀な人材の確保、定着が可能になる
  • 事務所スペースや経費、交通費などのコスト削減になる
  • 業務に集中することができるので、生産性が上がる
  • 遠距離や通勤が難しい人、出社することが出来ない人の雇用拡大となり、人材確保につながる
  • 正社員として働いていた人が、介護や育児、病気などで、出社することが難しくなった場合でも、辞めることなく雇用を継続できる

 

一方で、デメリットとなり得ることとしては、

  • 自宅で勤務するとなると、その勤務時間とプライベートが入り混じることになるので、労働時間の管理や仕事の評価については、具体的なルールを定める必要がある

テレワークを導入していないほとんどの企業は、会社側にとって従業員の姿が見えず、「評価がしづらい、サボっているのでは・・・?」などの懸念やテレワークに対する不信感が主な原因です。

しかし、急速に時代が変わっている中で、テレワークについて前向きに検討することは、「労使双方にとっても、メリットの方が大きい」と言えるでしょう。

在宅勤務のテレワークについて、その導入方法や管理方法について、具体的に説明していきます!

 

「テレワーク」の導入方法!導入する際の注意点は?

会社のルールはどうなってる?「就業規則」を確認しましょう。

「テレワーク」の導入をする場合は、大きなトラブルとならないよう、必ずルールを定めておきましょう。

制度がない場合は、「テレワーク」についての規定を「就業規則等」に定める必要があります。

確認するポイントは、主に次の3点です。

  • 人事異動として「在宅勤務」を命じることがあるということの規定
  • 通常の労働時間とは別に「在宅勤務用」の勤務時間を定めるのであれば、その時間に関する規定
  • パソコン機器や通信料、机、椅子などの費用を支払うのであれば、その規定

テレワークを導入する際は、本人のプライバシーに配慮しつつ、作業環境に関するルール作りが必要ですね。

 

契約内容はどうなってる?「労働条件通知書、雇用契約書」を作成しましょう。

新たに雇うこととなった人に「テレワーク」を導入する場合は、「労働条件通知書または雇用契約書」に”就業の場所が自宅勤務となること”を明記します。

労働契約は、必ず書面で通知する必要がありますが、「就業の場所」は必須項目です。

後のトラブルを防ぐためでも、それ以外の項目も具体的に定めておきましょう。

 

労働時間の把握は必要?

実は、自宅で勤務を行う場合であっても、労働時間を把握する必要があります。

通常は、会社で働く従業員と同じ勤務時間(原則1日8時間、週40時間)が適用されます。

 

そうなると、会社の外で働く「在宅勤務」では、どうしても労働時間の把握が難しい場合があります。

その場合は、一定の要件を満たせば、「事業場外みなし労働時間制」を採用することが可能です。

「事業場外みなし労働時間制」とは、あらかじめ定められた「所定労働時間」(1日8時間など)働いたとみなすことができる制度です。

次の要件をすべて満たす場合は、「事業場外みなし労働時間制」を利用することができますので要チェックです。

  • 業務が自宅で行われること
  • パソコンが事業主の「指示」で常時通信可能な状態となっていないこと(例えば、事業主と常に連絡を取り合えるような状態、事業主からの具体的な指示に即応しなければいけない状態でないこと)
  • その作業の手順や方法などが随時、事業主の具体的な指示により行われていないこと(例えば、電話、web会議やチャットなどによって常に、事業主の指示に基づいて行われるものでないこと)

「みなし労働時間制」では、「従業員の労働時間を厳格に管理する」というよりも、「あなたの在宅における1日の労働は、〇時間分の労働に値しますよ」と労働契約上評価するということになります。

ですので、裏を返せば「○時間分の賃金を支払うので、それに見合った成果を上げてください」という契約なのです。

社内で働く場合と、少し考え方が異なりますね。

 

自宅での勤務でも労災保険は適用される?

自宅での勤務の場合でも、労災保険は適用されます。

自宅でテレワークを行っている時に、その「業務が原因で」生じた災害は、労災保険の保険給付の対象になり得ます。

労災保険は、業務災害が発生した「場所」がどこであるかに関わらず、「業務が原因で」発生した災害であると確定された場合は、例え「出張先」でも「移動中」でも「会社の外」でもあっても適用になりますので、要注意です。

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まとめ

働く場所が離れているからこそ、業務内容や仕事の進め方など、お互い認識のズレが起きやすくなりやすいのは紛れもない事実です。

だからこそ、テレワーク導入の際は、お互いの認識のズレが生じないよう、

  • 導入の目的、心得
  • 業務内容、対象となる業務の範囲
  • 仕事の進め方、手順
  • 「時間」や「場所」について取り決めた内容
  • 通常時、緊急時の連絡方法

最低限、これらのことについては、お互い納得いくまで話し合い、必ず書面で確認を行うようにする必要があります。

 

現代は、少子高齢化、労働力人口が減る一方で、働く意思や能力が十分にありながらも、「妊娠、育児、介護、障害、体力・精神面の問題、遠隔地・通勤の問題、副業、兼業」などの様々な理由から、その潜在能力を十分に発揮できていない人達が、まだまだたくさんいるのです。

上手く運用できれば、労使ともに価値のある制度などで、会社や社員の状況などに応じて、是非活用していきましょう!

 

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