従業員が退職を申し出た時に企業はやるべきことは多く、煩雑です。

 専任のベテラン担当者がいれば安心して任せることもできますが、人事担当者のいない中小企業など数多くの業務の1つとして労務に関する手続きをおこなっている場合は、複雑で難しい業務の1つだと感じる人も多いと思います。

 そこで今回は、見落としがちですが忘れてはいけない退職に関する手続きについて説明します。

 

退職手続きの前に~準備編~

  退職する際には、入社時とは反対に、雇用保険および社会保険の脱退の処理をおこないます。(=資格喪失)

<資格喪失にあたっての注意事項>

  ・社会保険の資格を喪失すると、退職日翌日(=資格喪失日)から健康保険証が使えなくなります。

  ・雇用保険の資格喪失手続きは、退職日の翌々日から起算して10日以内が期限です。

 

 以上のことから、これらの手続きは速やかにおこなう必要があります。

 円滑な処理をおこなうため、最終出社日と退職理由は把握しておきましょう。

 

退職時に従業員から受け取るもの

  1.  退職届
     退職日、退職理由、届出年月日、部署、氏名、宛名が記載されていることを確認してください。押印または署名があるかも確認する必要があります。

  2. 健康保険証
    資格喪失手続きをする際、健康保険証は返却することとなっています。従業員に被扶養者がいる場合は、被扶養者の健康保険証も忘れずに回収しましょう。

  3. 会社が貸与したもの
    社員証・合鍵・ユニフォーム・パソコンなど、貸与しているものは返却してもらいます。

 

手続き1:社会保険の資格喪失手続き

 社会保険の資格喪失手続きは、健康保険と厚生年金保険の喪失手続きが必要となります。

 協会けんぽに加入している場合は同時に手続きできますが、健康保険組合に加入している事業所の場合は、健康保険は健康保険組合に、厚生年金保険は年金事務所に対しておこないます。

 健康保険証は返却することになっていますので、忘れずに従業員から回収しておきましょう。

 

<参考>退職後に加入できる健康保険は3種類あります。

 退職後すぐに次の会社に勤めない場合は、下記の中から健康保険を選んで加入することになります。

  1. 国民健康保険
  2. 今まで加入していた保険制度に任意継続
  3. 家族の健康保険に被扶養者になって加入

 なお、退職後の健康保険の加入手続きは、退職者本人がおこないます。

 

手続き2:雇用保険の資格喪失手続き、離職証明書と離職票の発行

 事業所を管轄するハローワークに、従業員の退職日の翌々日から10日以内「雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者離職証明書」を提出します。

 雇用保険の資格喪失手続きは、退職理由によって離職票を発行する際に必要な書類が異なります。今回は自己都合による退職について説明します。

<必要な書類(自己都合による退職の場合)>

  退職届(写し)、賃金台帳、タイムカード(または出勤簿)

  ※離職票に記載の住所と退職者の現住所は一致させておく必要があるため、退職後の住所は必ず把握しておきましょう。

  離職票は、不要の申し出がない限り作成します。(ただし、59歳以上の退職者は必ず作成します。)

  ハローワークから離職票が発行されたら、被保険者用(2枚あります)を送付します。事業主用は保管しておいてください。

 

 

手続き3:住民税の異動

 住民税を給与から天引きしていた場合(特別徴収)は、徴収方法の変更手続きが必要になります。(一般徴収へ切替え)

 退職者の住所がある市区町村に「給与支払報告に係る給与所得異動届」を提出します。

 なお特別徴収では、1年分の住民税を6月から翌年の5月までの期間で徴収するため、退職時期で最後の徴収方法が異なります。

退職時期 徴収方法

1~4月

最後の給与か退職金から残額を一括徴収する
5月 住民税の残額が5月分のみとなるため、通常通り最終給与から1ヶ月分の住民税を徴収する
6~12月

最後の給与や退職金からの一括徴収か、普通徴収への切り替えのいずれかを選択してもらう(一括徴収の場合は翌月10日までに納付)

 

 

手続き4:源泉徴収票の発行

 給与・賞与、退職金は、所得税・住民税の課税対象となります。最終月の給与額の確定後、源泉徴収票を発行します。

 退職金を支払う場合は、別途源泉徴収を行うため、退職金のみの源泉徴収票を作成する必要があります。

 

 

その他:退職日までに確認しておくこと

 これまで説明した手続き以外に、退職日までに確認しておくべきことがあります。

  1. 有給休暇の消化
     法令により、年次有給休暇が10日以上付与される労働者に対して年5日以上の有給休暇取得が義務付けられています。対象となる従業員が、退職日までに有給休暇が消化できているか、必ず確認しておきましょう。
     万が一退職日までに消化が難しい場合は、退職日を延期するなどの対応が必要です。

  2. 業務の引継
     業務の引継ぎが滞りなく出来たかを確認しましょう。取引先や残った従業員に迷惑がかからないよう、業務の引継がなされているか確認し、円滑に業務がすすむようにしましょう。

  3. 退職理由の調査
     2つの理由から、退職理由を調査することをおすすめしています。
     1つめは、離職証明書で一番重要であるため。離職理由によって退職者の失業給付が受給できる時期と金額が異なります。自己都合による退職を会社都合と偽り失業給付を受けると、不正受給となり、失業給付の返還だけでなく罰金を命じられることもあるからです。
     2つめは、今後の雇用環境の改善に役立つため。退職者の大半は、「本音の退職理由」を企業に伝えずに去っていきます。「話しても理解してもらえない」と思って黙って去っていく人材が多いのです。しかし、本音の退職理由の中には、企業側が改善できることがあるかもしれません。改善の余地があるのに、知らずに貴重な人材が失われてしまうのは、企業にも従業員にも非常にもったいないと思いませんか?本人から直接聞くことが難しい場合、人事担当者などが、会社側の人ではなく、中立な第三者として聞いたり、退職者の同僚や近しい人に聞いてみるとよいでしょう。

 

 

まとめ

 従業員が退職を申し出たらやるべきことをまとめると、以下のようになります。

  やるべきこと
退職日が決まったら

退職理由の調査

最終出社の確認

業務の引継の確認

退職後の住所確認

有給休暇の取得状況確認

退職者から受け取るもの

退職願/退職届

健康保険証(被扶養者分も忘れずに)

貸与物品

退職に伴う手続き(期限)

社会保険の資格喪失(速やかに)

雇用保険資格喪失・離職証明書と離職票発行(退職日の翌々日から10日以内)

住民税の異動(退職翌月の10日まで)

源泉徴収票の発行(最終月の給与額確定後)

退職者に渡すもの

健康保険・厚生年金保険資格喪失確認通知書

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者離職票

源泉徴収票

 雇用保険の資格喪失には給与の支払実績等が必要であり、離職票発行は複雑な手続きになるため、専門スキルがないと時間がかかる業務でもあります。

 当社労士事務所では給与計算、社保手続き・雇用保険手続きの代行も承っておりますので、ご不明な点がありましたら遠慮なくお問い合わせください。

 

 

お電話でのお問い合わせ

TEL.050-7579-2152

営業時間 8:00~17:00 / 定休日 土・日・祝
営業電話はご遠慮ください。

メールフォームでのお問い合わせ

    お問い合わせに際して

    メールフォームからお問い合わせいただいた際は入力された連絡先に折り返しご連絡いたします。
    内容に誤りがあるとこちらからご連絡できかねますので、入力内容に誤りのないようお気をつけください。